Szukasz wskazówek dotyczących tego, czy faktura proforma jest wiążąca? Dobrze trafiłeś!
Wszyscy, którzy prowadzą swoją działalność gospodarczą, ale także i większość osób dokonujących zakupów przez internet, mieli przynajmniej raz kontakt z fakturą pro forma. Nie wszyscy natomiast wiedzą, czym rzeczywiście jest ten dokument i czym odróżnia się on od normalnej faktury.
Faktura proforma – dokument handlowy czy księgowy?
Po łacinie pro forma oznacza „tymczasowo”, dlatego raz za razem można spotkać się z określeniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I istotnie, faktura tego rodzaju nie jest dokumentem księgowym, w związku z tym nie ujmuje się jej w księdze przychodów i rozchodów bądź w ewidencji księgowej. Poleca się jednak zachować ją w celu dopełnienia dokumentacji transakcji.
Faktura proforma winna uchodzić wobec tego za dowód handlowy, który formą przedłożenia pewnej oferty. Nie jest potwierdzeniem wykonania usługi ani kupna artykułów, zatem zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług nie wywołuje następstw w obszarze podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest ostateczna? Nie, ponieważ mówi o sprzedaży bądź usłudze, która jeszcze nie była sfinalizowana, zatem warunki transakcji w niej opisane mogą wciąż podlegać negocjacjom.
Co winna określać faktura proforma?
Faktura proforma posiada analogiczne dane i przypomina z wyglądu fakturę VAT, a więc:
- miejsce i datę jej wystawienia,
- dane stron,
- nazwę towarów albo usług, stanowiących przedmiot transakcji (wespół z wskazaniem ich jednostek miary, ilości itd.),
- wartość netto oraz brutto (zarówno pojedynczych produktów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) opisana również słownie,
- informacja o wysokości uwzględnionych rabatów,
- stawka oraz obliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
- określenie terminu wniesienia opłaty,
- wskazanie przewidywanego terminu doręczenia towaru czy też wykonania usługi.
Taką fakturę trzeba oznaczyć zauważalnie w tytule określeniem “PRO FORMA”, żeby nie było żadnych problemów z rozróżnieniem tego dokumentu od właściwej faktury VAT, wywołującej skutki podatkowe. Powinno się również pamiętać, że ten rodzaj faktury nie zwalnia z konieczności wydania kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co ważne, faktury proforma nie można wystawić w momencie, kiedy klient zapłaci w całości za przedmiot transakcji czy też przeleje zaliczkę.