Faktura proforma – co to jest i kiedy ją stosować?

Szukasz wskazówek dotyczących tego, czy faktura proforma jest wiążąca? Dobrze trafiłeś!

Wszyscy, którzy prowadzą swoją działalność gospodarczą, ale także i większość osób dokonujących zakupów przez internet, mieli przynajmniej raz kontakt z fakturą pro forma. Nie wszyscy natomiast wiedzą, czym rzeczywiście jest ten dokument i czym odróżnia się on od normalnej faktury.

Faktura proforma – dokument handlowy czy księgowy?

Po łacinie pro forma oznacza „tymczasowo”, dlatego raz za razem można spotkać się z określeniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I istotnie, faktura tego rodzaju nie jest dokumentem księgowym, w związku z tym nie ujmuje się jej w księdze przychodów i rozchodów bądź w ewidencji księgowej. Poleca się jednak zachować ją w celu dopełnienia dokumentacji transakcji.

Faktura proforma winna uchodzić wobec tego za dowód handlowy, który formą przedłożenia pewnej oferty. Nie jest potwierdzeniem wykonania usługi ani kupna artykułów, zatem zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług nie wywołuje następstw w obszarze podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest ostateczna? Nie, ponieważ mówi o sprzedaży bądź usłudze, która jeszcze nie była sfinalizowana, zatem warunki transakcji w niej opisane mogą wciąż podlegać negocjacjom.

Co winna określać faktura proforma?

Faktura proforma posiada analogiczne dane i przypomina z wyglądu fakturę VAT, a więc:

  • miejsce i datę jej wystawienia,
  • dane stron,
  • nazwę towarów albo usług, stanowiących przedmiot transakcji (wespół z wskazaniem ich jednostek miary, ilości itd.),
  • wartość netto oraz brutto (zarówno pojedynczych produktów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) opisana również słownie,
  • informacja o wysokości uwzględnionych rabatów,
  • stawka oraz obliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
  • określenie terminu wniesienia opłaty,
  • wskazanie przewidywanego terminu doręczenia towaru czy też wykonania usługi.

Taką fakturę trzeba oznaczyć zauważalnie w tytule określeniem “PRO FORMA”, żeby nie było żadnych problemów z rozróżnieniem tego dokumentu od właściwej faktury VAT, wywołującej skutki podatkowe. Powinno się również pamiętać, że ten rodzaj faktury nie zwalnia z konieczności wydania kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co ważne, faktury proforma nie można wystawić w momencie, kiedy klient zapłaci w całości za przedmiot transakcji czy też przeleje zaliczkę.